記録係の重要性

NRIJ交渉ワンポイントでは、Ｑ＆Ａ形式で日頃の交渉に関するご質問や悩みにお答えしています。どうぞお気軽にご相談をお寄せください！

Question

一人で交渉する場合と、チームで交渉する場合の違い・ポイントを教えてください。

Answer

違いとしましては、一人で交渉する場合は、相手に対して、ラ・ポール（心の架け橋）やコンプリメント（承認・賞賛）などのＥmotion（感情・情動）を掛けやすいのですが、チームとなると、そうはいきません。

ただチームの交渉でも、前述のテクニックを、対個人ではなく、相手の会社や組織に対して使うことはできます。しかし、個人に対した時よりは、使い難くいし、効果も弱くなります。

次に、チームで交渉する場合のポイントですが、事前の打ち合わせと明確な役割分担をすることが重要です。事前にシナリオを作り、例えば、厳しい要求をする役と、それをなだめながら話をつける役などです。

そして３人以上であれば「記録係」を作ることをお勧めします。記録係は、第一線で交渉するのではなく、双方の状況や要望、金額や条件の譲歩、決定事項などを全体的に把握し記録する役です。

それにより、その他のメンバーは、いちいちメモをする必要がなくなるので、交渉に集中することができます。また、必要の都度、現状確認できますので、望ましい交渉成果を得られる可能性が高くなります。 また、緊迫した状況で、どちらかが感情的になってしまったり、誤解を生じるような事態になった時には、記録係が交渉を一時、中断し、休憩を取ることを提案することもできます。

そのように重要性の高い「記録係」は、経験豊かなメンバーが担う役割です。サッカーやラグビーにおける監督やコーチです。交渉全体の流れを把握し、総合的な進捗を客観的に監督・指導しなければなりません。

しかし、よく見かける「記録係」は、経験の少ない、交渉戦力にならない人間が担当しています。それでは、上述のような機能を期待することはできません。これは「記録係」の重要性を認識していないからです。

「記録係」の存在は、チームの効率を高めるだけではなく、交渉するメンバーの自信と安心感を提供することができます。ぜひ、次の交渉では、経験豊富な方を、その任務に置き、効果の程を実感してみて下さい。